Assistant.e
Polyvalent.e

CONTRAT : cdi

VILLE : levallois-perret

FORMATION :

De formation Bac +2, assistanat de Gestion PME-PMI ou assistanat Manager/de Direction, vous avez une expérience d’au moins 2 ans à un poste similaire.
Vous maîtrisez les outils informatiques : Outlook, Word, Excel, Powerpoint.

EXPÉRIENCE ET PERSONNALITÉ :

Autonome, réactif.ve et rigoureux.se, vous êtes force de proposition pour l’amélioration des process et aimez le travail en équipe.
Pour mener à bien votre mission, vous faites preuve de persévérance et possédez le sens du service et des priorités.

Vous disposez d’un bon rédactionnel ainsi que d’une orthographe irréprochable.
Vous avez une bonne aisance relationnelle et une excellente présentation.

RESPONSABILITÉ ET MISSION :

Assistanat général

  • Accueil physique et téléphonique,
  • Distribution du courrier / envoi des colis,
  • Tenue d’agendas, organisation de réunions,
  • Réservation des voyages (train, avion, hôtel…),
  • Prise en charge et organisation de l’archivage,
  • Gestion de l’intendance (approvisionnements),
  • Participation à l’organisation d’évènements internes (Noël d’entreprise, réunions d’information, formations internes…).

Assistanat commercial et métiers

  • Soutien aux métiers (assurance de personnes, risques financiers & service commercial…) : reliure de documents, mise en page de supports de présentations clients/prospects (Power Point – Word),
  • Tenue et enrichissement des fichiers prospects et clients,
  • Saisie et suivi de l’activité commerciale,
  • Relais du service marketing et commercial dans l’organisation des évènements clients/prospects parisiens,
  • Toute demande qui pourrait émaner des services en place au sein de notre bureau.

Moyens Généraux

En soutien de la responsable des Moyens Généraux :

  • Piloter et coordonner la maintenance des locaux en conformité avec la législation,
  • Piloter et coordonner la maintenance des ressources et équipements mis à la disposition des collaborateurs,
  • Gérer tout projet de déménagement, d’emménagement et aménagement de nos locaux,
  • Prendre en charge la gestion des accès (badges et parking) ainsi que celle des fournitures de bureau, du mobilier, et de l’intendance,
  • Prendre en charge la gestion de certaines activités pour l’ensemble du groupe (Flotte auto, agence de voyages …),
  • Prendre en charge de nouveaux projets.

En soutien du service Support Technique

Coordination des interventions internes / externes liées aux problèmes informatiques et techniques.

Ressources Humaines

En soutien du Département des Ressources Humaines, vous assurez :

  • Le suivi administratif de la mutuelle, des congés, des visites médicales, des tickets restaurants,
  • L’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants avec notamment la présentation du bureau, la vérification de la bonne installation des postes de travail.

Cette liste est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins.

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