Assistant.e office
manager

CONTRAT : cdi

VILLE : levallois-perret

FORMATION :

De formation Bac +2, assistanat de Gestion PME-PMI ou assistanat Manager/de Direction, vous avez une expérience d’au moins 5 ans à un poste similaire.

Vous maîtrisez les outils informatiques : Outlook, Word, Excel, Powerpoint.

EXPÉRIENCE ET PERSONNALITÉ :

Autonome, réactif.ve et rigoureux.se, force de proposition pour l’amélioration des process, vous aimez le travail en équipe.

Pour mener à bien votre mission, vous faites preuve de persévérance et possédez le sens du service et des priorités. Vous disposez d’un bon rédactionnel ainsi que d’une orthographe irréprochable.

Vous avez une bonne aisance relationnelle.

RESPONSABILITÉ ET MISSION :

Moyens Généraux :

En soutien de la responsable des Moyens Généraux :

  • Piloter et coordonner la maintenance des locaux en conformité avec la législation,
  • Piloter et coordonner la maintenance des ressources et équipements mis à la disposition des collaborateurs,
  • Gérer tout projet de déménagement, d’emménagement et aménagement de nos locaux,
  • Prendre en charge la gestion des accès (badges et parking) ainsi que celle des fournitures de bureau, du mobilier, et de l’intendance.

Ressources Humaines :

En soutien du Département des Ressources Humaines, vous assurez :

  • Le suivi administratif de la mutuelle, des congés, des visites médicales, des tickets restaurants,
  • L’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants avec notamment la présentation du bureau, la vérification de la bonne installation des postes de travail.

Assistanat :

  • Accueil physique et téléphonique,
  • Distribution du courrier / envoi des colis,
  • Tenue d’agendas, organisation de réunions,
  • Participation à l’organisation d’évènements internes (Noël d’entreprise, réunions d’information, formations internes…),
  • Relais du service marketing et commercial dans l’organisation des évènements clients/prospects parisiens,
  • Soutien au département assurances de personnes & au service commercial : reliure de documents, mise en page de supports de présentations clients/prospects (Power Point – Word),
  • Tenue et enrichissement des fichiers prospects et clients,
  • Saisie et suivi de l’activité commerciale,
  • Réservation des voyages (train, avion, hôtel…),
  • Prise en charge et organisation de l’archivage.

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